本当にうっかりミス多かったんです……。社会人１年目に、ひと通りのミスをしたんじゃないかな、と思うくらい。
今でも、あっ、やっちゃった。と思うことはありますが、当初を思うと激減しました（人間って成長するんですね）。
「どうしよう……ミスばっかりしている……」と困っている人の一助になれば幸いです。
作業漏れ・確認漏れを防ぐ
チェックリストを用意して、指差し確認を行う
ミスの防止策の基本中の基本です。
処理が完了したメールは別フォルダへ移動させる
処理が完了したメールは別フォルダへ移動させ、受信ボックスには未処理メールのみが入っている状態にします。
入力ミスを防ぐ
メール作成時は添付ファイルを先につける
「添付資料をご確認ください」と記載があるのに、添付ファイルがついていない……。これ、新人に限らず本当によくあるんです。
ファイルを先方に送りたい場合は、新規メールを作成時、真っ先に添付ファイルをつけてください。
メールの送信ボタンを押しても、すぐにメール送信しないように設定する
Outlook等のメールソフトは送信ボタンを押した後、一定時間経過後にメール送信をする設定があります。
送信ボタン押してすぐに間違いに気が付いた！ この設定をしておけば、このミスは修正可能になります。
お客様とのやり取りがある人は特に設定をしておきましょう。
なお、詳しい設定方法は「○○ すぐにメール送信しない 設定」（○○はメールソフト名）で調べてください。
お客様へのメール作成は他のお客様に送ったメールをコピーしない
受注メールや発送メール等、AさんにもBさんにもほぼ同じ内容を送ることがあります。
この場合、Aさんに送ったメールをコピーしてBさん宛のメールを作成するのは絶対にやめてください。お客様の名前や到着予定日などが修正し忘れたら、一気に信頼を失ってしまいます。
決まった内容のメールがある場合は、テンプレートとして保存しておき、それを修正してメール作成してください。
テンプレートは修正する箇所に色をつける
送り状等、よく使う文章はテンプレートを作成します。
そして、テンプレートは修正する箇所に色をつけておきましょう。
修正し忘れを防ぐことができます。
会社の電話番号や住所、自分のメールアドレスは辞書登録をする
よく入力する言葉は辞書登録をしておくと、入力間違いがなくなります。
「でんわ」や「じゅうしょ」と入力して変換すると、会社の電話番号や住所が表示されるようにしておきましょう。
計算間違いを防ぐ
電卓は手のサイズに合うものを選ぶ
事務職で電卓を毎日使うのでしたら、100均ではなく大きめサイズの電卓を使用してください。
電卓を見ていなくても、感触や音でキーを押したことが分かるものを選んでください。
慣れると数字キーを押し損ねたことが、音で気づけるようになります。
初めての電卓でしたら、カシオかシャープで選ぶのが無難です。
電卓で計算をする時はメモリー機能を利用して検算する
電卓の上の方に「M＋」「M－」「MRC」などのキーがあるのはご存じでしょうか？ Mとはメモリーのことで計算結果の記憶機能になります。
- M＋：メモリーに電卓に表示されている数字を足す
- M－：メモリーから電卓に表示されている数字を引く
- MRC：（1度押し）メモリーを電卓に表示する（「MR」キーがある場合は「MR」）
- MRC：（２度押し）メモリーデータを消去する（「MC」キーがある場合は「MC」）
メモリー機能を利用した検算方法は、
- 「MRC」を2度押して、メモリーを０にする
- 計算を行う（１回目）
- 「M+」を押して、メモリーに計算結果を記憶させる
- 再度計算を行う（2回目）
- 「―」を押した後、「M－」を押す
電卓の表示結果が０になれば、2回の計算結果が同じなのでOKです。
エクセルは合計セルの参照範囲が正しいか確認する
参照しているセルが思っていたのと違っている可能性がありますので、計算式が正しいか必ず確認してください。
計算式が入力されている式をダブルクリック（または「F2」キーを押す）すると計算式に含まれているセルのふちに色が付きます。
入れ忘れを防ぐ
商品などを複数部数作成する場合は、作成する個数分だけ材料を取り出す
荷物の梱包をする時には、封入するものの個数を数えて、必要な個数のみ机の上に準備します。すべて作成した後に、何もモノが残っていなければ梱包してください。
取り出し漏れを防ぐ
封筒は３辺を切り開いてペラ１枚の状態にする
小さな用紙などが封筒に残っていることがあります。
封筒の３辺を切り、１枚の紙の状態にして、目視で何も残っていないことを確認します。
紛失を防ぐ
A4以下のサイズの書類は必ずクリアファイルに入れる
領収書等の小さな紙は無色透明なクリアファイルに入れて保管してください。
他の書類に埋もれてしまうことを防ぎます。
毎日、業務終了時に机の上をきれいにする
机の上に書類や文具が出しっぱなしの状態で帰宅してはいけません。書類が散乱していると紛失のリスクが上がってしまいます。
伝達ミスを防ぐ
日付、時間は別の表現で言いかえて返答する
例えば、
「金曜日の１５時」→「７月２日（金）午後３時」
「２時」→「１４時」
といった感じです。
１２時間表記と２４時間表記の間で勘違いが発生しやすいので、時刻は特に要注意です。
また、この時ＰＭ、AMではなく、午前、午後と入力してください。
１通のメールに複数の用件を書かない
例えば、お中元のお礼と商品発送依頼というような複数の用件を同じメールで書かないようにします。（何故なら相手が読み飛ばしてしまう可能性があるから）
複数の用件をひとつのメールで伝えたい場合は、相手がミスしにくいように、番号を振る、行を空けるなどの工夫をします。
まとめ
以上、私が気を付けていること（気を付けていたこと）でした。
だれかの手助けになりますように！
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