個人用業務マニュアル作成のポイント5点【手書き編】

社内マニュアル（手順書）が整備されておらず、業務は先輩から口頭で教わっている、そういう方、中小企業には多いのではないでしょうか？

自分用の業務マニュアル（手書きバージョン）を作成する時のポイントをご紹介します。

作成時にポイントをおさえることで、確認しやすく便利なマニュアルになりますので、ぜひご覧ください。

業務手順は簡潔に書く

まず念頭に入れて欲しいのは、長い文章は絶対に読まないということ。

そして読み飛ばしはミスに繋がります。

そのため、その作業を行う理由やトラブルが起こった時の対処法など、通常業務を行う上では読む必要のない文章は極力本文に記載しないでください。

ページを縦に２分割して左側に業務手順を、右側に補足事項を記入します。

この時、補足事項は上の行から詰めるように記入するのではなく、該当手順のそばに記入します。

また、「～を入力します」「～を報告します」ではなく、「～を入力」「～を報告」といったように、極力文字数が少なくなるように記入します。

後から追記出来るように余白を多めに空けて記入する

後から手順が追加になったときに追記するためのスペースをとっておいてください。

記入スペースが十分にないと、

• 小さな文字で記入する
• 別のページにメモをする

をしなくてはいけなくなり、調べるときに時間がかかってしまいます。

確認事項は１項目１行で記入する

指差し確認が出来る様に必ず１項目１行で記入します。

チェックリスト作成の考え方は、『仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか？』が参考になります。

物やデータの保管場所をメモする

教わって、いざ自分で行う時に意外と思うのが、「あれ？　〇〇はどこだっけ？」です。

保管場所は必ずメモしておきましょう。

カテゴリー名を記入したインデックスシールを貼る

手書きのマニュアルの１番のデメリットが検索できないこと。

このデメリットを少しでも減らすために、カテゴリー名を書いたインデックスシールをノートに貼り付けます。

後から手順を記入したページを探したい時は、該当カテゴリーのページを確認したら見つかります。

ノートの端にわさーっとインデックスシールが大量にはみ出るのが嫌な人は、ノート（中身）をインデックスシールの幅分裁断してください。

まとめ

以上、手書きで業務マニュアル（作業メモ）の時のポイントでした。

あなたが仕事ができるようになってきたら、部署全体で使用するために社内マニュアルを作成することをおすすめします。

あなたの持っている手書きマニュアルは初心者が疑問に思う箇所が網羅されているはずです。そのマニュアルを元に作成をしたら、引継ぎがスムーズにできるようになります。

後々の時間短縮、後輩のミス防止のために、社内マニュアル整備を挑戦してみてください。