定時に帰りたい！作業時間を減らすための業務改善方法

欠員がなかなか補充されず、仕事があふれてる！　繁忙期の仕事が終わらない！　残業をせずに帰りたい！

とにかく仕事が終わらないと困っていませんか？

私は前職で、先輩たちが次から次へとやめていき最終的に二人分の仕事をすることになった経験があります。
その会社は欠員補充する気も、設備投資する気もほとんどありませんでした。

そんな中で私が定時に帰るために行ったことをまとめました。困っている人の助けになれば幸いです！（なお、特定の日付の日以外は無事に定時に帰れるようになりました）

作業ごとにかかっている時間を調べる

Excelに１週間～数か月間、何の業務にどのくらい時間（分単位で記録）かかっているのかを記録してください（ExcelがなければGoogleスプレッドシートで、インターネットにつながっているパソコンがなければ紙で記録しましょう）

少々面倒だと思いますが、以下のメリットがありますので実施してください。

業務改善に取り組む順番が分かる

月１時間かかる業務と月１０時間かかる業務では、同じ１割時間数削減しても絶対量の削減時間が変わってきます。この場合は、もちろん月１０時間かかる業務から業務改善に取り組みます。

また、同じくらいの時間数の場合、以下の順で業務改善に取り組みましょう。

理由は簡単です。
週５日勤務の人の場合、毎日行うことは５分削減すれば、５分×２４０日で年間２０時間の削減になるから。積み重ねは大きいです。

すぐに効果が表れる順、効果の大きい順に業務の見直しをしましょう。

作業時間を見積もることができるようになる

作業を行う前にどのくらい時間がかかるか、正しく見積もりを立てれていますか？

一度、作業時間の記録を取っておくと時間を正しく見積もれるようになります。

マニュアルに所要時間を記載しておくと、他の方が仕事を覚える時にも役立ちます。

仕事が終わらない理由を考える

あなたの仕事が何故終わらないのかを考えてみましょう。

だいたい理由はこんな感じではないでしょうか？

特に思いつかない……の状態が１番大変なのですが、１個ずつ原因を潰していきましょう！

仕事が終わらない理由に応じて対応する

それぞれの原因に応じた対応策は以下の通りです。

それでは、それぞれの対応策の詳細を説明していきます。

整理整頓する

コクヨが2017年に行った調査では、1人当たりの書類を探す時間は、1日平均約20分。これを1年間に換算すると、約80時間に相当します。

書類を探す時間は“1年で約80時間-コクヨ株式会社

探し物の時間。これは本当にムダな時間です。

机の上・ファイル・データの保存場所。これらの整理整頓を行い、できる限り本業とは関係ないところで時間がとられないようにしましょう。

特に共有資料やデータは保管ルールを明確にしておくと、急遽、他の人が対応するときに困らずにすみます。

また、作業スペースが散らかっていると、ミスが起きやすくなります。なるべく余計なものがおいていない空間を目指しましょう。

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ミスが起きにくいように仕組化する

ミスが起きる＝ミスが起こりやすい環境になっているということ。工夫次第でミスは削減できます。

わたしはわりとうっかりミスが多いのですが、何かミスをするたびに、「どうやったら同じミスをしないですむだろうか？」と考えます。仕組化を進めた結果、異常にミスの多い人は脱却できました。

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業務マニュアルを作成する

仕事の手順が曖昧になっていてミスが起こっているのなら、確実にマニュアル作成が効果あります。

特に、年に１回しかない業務を行なった時、イレギュラー対応を行なった時は必ずマニュアルの作成を行いましょう！

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定時に帰る曜日を決める

残業しないと終わらないから困ってるんだ！　と怒られそうですね。落ち着いてください。

定時過ぎても残っている人。周りの人にそう認識されていませんか？

そのように認識をされると、定時後に仕事が回されるようになってしまいます。

逆に、あの人は〇〇時までしかいない。そう認識されていると、仕事を持っていった時にはもう帰ってしまっていたとなると困るので、早め早めに仕事を回してくれるようになります。

いきなりノー残業というのは難しいので、曜日固定で〇時までに帰ると決めましょう。周りがあなたが早く帰る日を覚えやすいように、日付指定でなく・曜日指定を目指しましょう。

「あ～金曜日なら、あの人、もういないね」と認識されるように頑張りましょう。

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残業するぐらいなら、業務時間前に仕事する

定時後に仕事するよりも、定時前に仕事することをおすすめする理由は以下の２つです。

どうせ時間外労働をするのなら、生産性の高い午前中に行いましょう。

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他の人に依頼する仕事は早めに取り組む

定時ギリギリに仕事が回ってくるとイラっとしますよね。自分がされて嫌なことは他人にしてはいけません。

できる限り早めに仕事を依頼できるようにしましょう。また、依頼時は「〇月〇日の〇時まで」と期日を時間まで指定しましょう。

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手書き作業・手入力作業を減らす

手書きは人によってクセがあり読み間違い原因につながりますので、できる限り手書きで書かずに済む方法がないかを考えましょう。

手書きで書いていることは入力できないか？　文字印（ゴム印）を利用できないか？　を検討しましょう。

入力作業は辞書登録機能やテンプレートを利用して極力入力をしなくて済むようにしましょう。

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調べものにかかる時間を減らす

毎月確認しなくてはいけないWEBサイトはブックマーク・紙に印刷をして、いちいち検索をしなくて済むようにしましょう。

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タイムリミットを設ける

タイムリミットを設けるだけで、仕事が早く終わるようになります。この目標時間を決めるときに作業時間記録が必要になってきます。

習熟度が上がれば、当然作業速度も上がるはずなので、ちょっとギリギリだなと思う時間を目標に設定しましょう。

あと、ゲーム感覚で行うと若干疲労度が低下します。

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ショートカットキーを覚える

あなたが入力作業が多くて、なのにショートカットキーをほとんど利用していないのなら、ショートカットキーを使用するだけでかなりの時間が減ります。

使いそうなショートカットキーのメモをすぐ見れる場所に貼り付けておき、入力時に確認しながら覚えましょう。

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自らのスキルアップを図る

例えば、ブラインドタッチが出来なかった人が練習して入力速度が上がれば、その分だけ作業時間は短縮されます。

エクセルで〇＋△＋◇＋……と入力していた人がSUM関数を学んだら、確実に早く終わるようになるでしょう。

操作技能をUPさせるのか、知識を増やすのか、プログラミング等のスキルを新しく身に着けるのか。方法は人それぞれです。

確実にあなたの価値が上がりますので、時間に余裕が出来てきたら（無理やり作れたら）スキルアップに努めてくださいね。

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自動化する

時間がかなり削減するまでの労力がかなりかかってしまいます。他の「ショートカットキーを覚える」「手書き入力を減らす」「マニュアルを作成する」などの項目をほとんどやり切ってしまってから自動化に手を付けてください。

どうしても、自動化は今後楽をするために今がんばるという発想なので、今頑張るだけの時間を無理やり捻出できなければ取り組むことが出来ません。

また、自動化するときのポイントは必ずしも全自動にする必要はないということです。A→B→Cという仕事がある場合に、Aのみ、A・Cのみ自動化して残りの部分を手動で行っても問題ありません。

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まとめ：あなたが早く帰れるようになることを祈ってます！

この記事では、自分ひとりで取り組める（会社が業務改善に非協力的）な場合の業務時間削減方法を紹介しました。

取り組むことで、年間どのくらいの仕事時間が減ったのかも記録していくと、ゲーム感覚で楽しめます（というか、どっかで楽しまないと、なかなかにつらいです……）

今回、同じ職場で働き続けることを前提で業務改善方法を紹介しましたが、「本気で業務量がおかしい」と思った場合は、体を壊す前に逃げ出すことおすすめします。